電子帳簿保存法における電子取引データの保存要件（個人事業主向け）

令和6年（2024年）1月以降、所得税および法人税の保存義務がある事業者は、メールや EC サイト等を通じて電子的に授受した取引情報（請求書、領収書、注文書等）を 電子データのまま保存する ことが完全義務化されました。本記事では、国税庁の公開情報に基づき、個人事業主が押さえておきたい保存要件を整理します。

そもそも「電子取引」とは

国税庁の定義では、電子取引とは 取引情報の授受を電磁的方式により行う取引 のことです。具体的には次のようなものが該当します。

電子メールで送受信した請求書・領収書の PDF
EC サイト（Amazon、楽天市場等）でダウンロードした購入明細
クラウドサービスで授受された請求書（クラウド請求書サービス等）
電子契約サービスで取り交わした契約書
アプリ決済の利用明細

これらを 紙に印刷して保存する方法は、令和6年1月以降は認められません。電子データのまま、後述する保存要件を満たして保存する必要があります。

保存要件の全体像

電子取引データを保存する際は、大きく次の2つを確保する必要があります。

真実性の確保 — データが改ざんされていないことを担保する
可視性の確保 — 必要なときに内容を確認できる状態を保つ

順に見ていきます。

真実性の確保（4つの選択肢から1つ以上）

国税庁は、真実性確保のための措置として以下の4つを示しています。事業者は いずれか1つ以上 を満たせば構いません。

タイムスタンプが付与された後の授受
授受後速やかにタイムスタンプを付与（最長約2か月と概ね7営業日以内）
データの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステム、または訂正・削除ができないシステムを利用
正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用

個人事業主の場合、コスト面で現実的な選択肢は 4の事務処理規程の整備 です。国税庁の特設サイトでは、事務処理規程のサンプル様式が公開されています。

可視性の確保（3つの要件すべて）

可視性確保のためには、次の3つすべてを満たす必要があります。

見読可能装置（PC、ディスプレイ、プリンター等）の備付け — データを画面表示・印刷できる環境
操作説明書、システム概要書等の備付け — 使用ソフトの説明書類
検索要件の充足（後述）

検索要件の詳細

電子取引データは、次の3つの項目で検索できる状態にしておく必要があります。

取引年月日
取引金額
取引先

また、次の機能も求められます。

日付や金額の範囲指定での検索
2項目以上の組合せでの検索

ファイル名に「20260516_株式会社○○_55000」のように規則的に命名して保存する方法でも、検索要件を満たすことが可能とされています。

個人事業主に重要な「小規模事業者特例」

事業規模が小さい事業者には、検索要件を 大幅に緩和する特例 が設けられています。

適用要件

基準期間（前々年）の課税売上高が 5,000万円以下 であること
税務職員からの電子取引データの ダウンロードの求めに応じる こと

この2つを満たす場合、上述の 検索要件のすべてが不要 となります。多くの個人事業主はこの特例の対象になると考えられます。

ただし、税務調査時には電子データを提示・提出できる状態が前提となるため、ファイルがどこにあるかを自身で把握しておく 運用は引き続き必要です。

実務的な対応の流れ

国税庁の解説資料を参考にすると、個人事業主が現実的に対応するステップは以下のようになります。

電子取引データを保存するためのフォルダ構成を決める（年度別・月別・取引先別等）
ファイル命名規則を決める（例: 20260516_取引先名_金額.pdf）
「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成して保管
受領した PDF や画像はそのフォルダに保存していく
売上 5,000万円超になる兆しがあれば、専用システム導入の検討に切り替える

事務処理規程のサンプルは、国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトからダウンロード可能です。

まとめ

電子帳簿保存法の電子取引データ保存は、2024年1月から 紙への出力保存が不可 となり、電子データのままの保存が必須となりました。要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」に大別され、個人事業主は 事務処理規程の整備 + ファイル命名ルールの徹底 で対応できる場合が多いとされています。売上規模によっては検索要件の特例も活用可能です。

なお、本記事は公式情報の集約を目的としており、個別の運用方法・帳簿の取扱い・税務調査時の対応については、税理士等の専門家にご相談ください。